#EventGuidelines : 5 ตัวช่วยจัดงาน ‘อีเว้นท์’ ที่ดี ต้องมีอะไรบ้าง? ถึงจะทำให้งานราบรื่น
การจัดอีเว้นท์ (Event Management) ไม่ใช่แค่เรื่องของการหาสถานที่ จัดเวที หรือเปิดงานให้ตรงเวลา แต่คือการวางแผนอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การกำหนดวัตถุประสงค์ของงาน การควบคุมงบประมาณ ไปจนถึงการประเมินผลหลังจบงาน ซึ่งทั้งหมดนี้ต้องอาศัย “ตัวช่วย” ที่ดี เพื่อให้งานออกมาราบรื่น สมบูรณ์แบบ วันนี้เรารวบรวม 5 ตัวช่วยจัดงาน ที่จะทำให้งานอีเว้นท์ของคุณกลายเป็นมืออาชีพอย่างแท้จริง ถ้าคุณกำลังจะจัดอีเว้นท์ ไม่ว่าจะเป็นงานเล็กหรืองานใหญ่
เพราะการวางแผนและการมี “ตัวช่วย” ที่ดี คือหัวใจหลัก ของอีเว้นท์
⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ ☆ ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯
│
1. มีระบบลงทะเบียนออนไลน์ที่ดี
การใช้ระบบลงทะเบียนออนไลน์ (Online Registration) เหมาะสำหรับงานที่มีการซื้อบัตรหรือต้องลงทะเบียนก่อนเข้างาน สามารถทำได้โดยง่ายผ่านตัวช่วยจากเทคโนโลยีต่างๆ เพื่ออำนวยความสะดวกรวดเร็ว และได้ข้อมูลครบถ้วนถูกต้องมากที่สุด หมดปัญหาการลงทะเบียนที่ทำให้เกิดปัญหาคิวยาวหน้างานและการสิ้นเปลืองทรัพยากร ช่วยลดความวุ่นวายหน้างาน ผู้เข้าร่วมสามารถกรอกข้อมูล ล็อกอิน และรับบัตรเข้างานได้ง่ายๆ ผ่านมือถือ
ข้อดีระบบลงทะเบียนออนไลน์
- เพิ่มยอดลงทะเบียนเข้างาน ยอดขายตั๋ว
- แก้ปัญหาการต่อแถวลงทะเบียนหน้างาน
- ผู้จัดออกแบบระบบได้ มีฟีเจอร์ให้เลือก
- มีบริการหน้างานดูแล (On-Site Service) *เมื่อใช้บริการระบบ Zipevent*
- มีตู้ Kiosk ลงทะเบียนขายตั๋ว สะดวกทันสมัย
แนะนำ: แพลตฟอร์มจัดอีเว้นท์ Zipevent, Eventpop หรือเจ้าอื่นๆ สำหรับงานเล็กๆ
Get to Know: ระบบลงทะเบียน Event ครบวงจร Zipevent
2. ใช้แพลตฟอร์มจัดการอีเว้นท์ แบบครบวงจร
ยุคนี้มีแพลตฟอร์มที่ช่วยดูแลทุกขั้นตอน ตั้งแต่การโปรโมทงาน ขายบัตร ส่งอีเมลแจ้งเตือน ไปจนถึงการวิเคราะห์ผลหลังจบงาน ซึ่งเรียกว่าเป็นแพลตฟอร์มหรือ Tools อย่าง Event Management ที่มีเทคโนโลยีและบริการช่วยให้งานอีเว้นท์ของคุณได้รับประสบการณ์ที่ดี และ Flow ที่เหนือกว่าเดิม โดยมีระบบเด่นๆ เช่น
- ระบบจัดการอีเว้นท์ รายงานผลหลังงาน (Analytics)
- ระบบขายบัตร ระบบลงทะเบียน และระบบเช็คอิน
- จัดอีเว้นท์ออนไลน์ และอีเว้นท์เมือนจริง (Online & Virtual Event)
- ประชาสัมพันธ์งานอีเว้นท์ (PR Marketing)
แนะนำ: Zipevent แพลตฟอร์มที่ช่วยให้ผู้จัดงาน ควบคุมทุกขั้นตอนได้ในที่เดียว และลดโอกาสความผิดพลาด ใช้แพลตฟอร์มเดียวดูแลงานทั้งก่อน-ระหว่าง-หลังจบงานได้เลย !
- Zipevent แพลตฟอร์มช่วยจัดการอีเว้นท์ ครบวงจร โซลูชันที่ผู้จัดงานยกให้เป็นอันดับ 1
- Zipevent บริการครบวงจร ครอบคลุมทุกเรื่องอีเว้นท์!
3. มีทีมโปรดักชันมืออาชีพ
แม้คุณจะมีแผนงานที่ดี แต่ถ้าไม่มีทีมงานที่มีความรู้เรื่องเสียง แสง ภาพ และเทคนิคหน้างาน ก็อาจทำให้บรรยากาศในงานไม่สมบูรณ์ หรือเกิดคิวที่ผิดพลาดได้ ดังนั้น ทีมโปรดักชันที่มีประสบการณ์จะช่วยให้เวทีดูเป็นมืออาชีพยิ่งขึ้น งานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น โดยไม่ต้องกังวลกับเรื่องเทคนิค เพราะแสง สี เสียง กล้องถ่ายทอดสด สิ่งเหล่านี้ต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์จริงในงานอีเว้นท์เข้ามาช่วยดูแล
- คุมเวลาและลำดับการแสดง
- ป้องกันปัญหาหน้างาน
- ช่วยให้งานดูเป็นมืออาชีพ มีมาตรฐานมากขึ้น
4. มีแผนสำรอง (Backup Plan) ไว้เสมอ
เพราะในหลายๆ งานอาจต้องเจอกับปัญหาที่ไม่คาดคิด เช่น ระบบขัดข้อง สภาพอากาศที่ไม่เป็นใจ วิทยากรยกเลิกคิวกะทันหัน ดังนั้น การมีแผนสำรองล่วงหน้าจะช่วยให้เรายังสามารถดำเนินงานต่อไปได้
การเตรียมแค่แผน A ถือว่ายังไม่พอ! อาจต้องมีแผนสำรองกันไว้เสมอ !
- ถ้าฝนตก? — ต้องมีเต็นท์หรือ Indoor Zone ไว้รองรับผู้ร่วมงาน
- หากวิทยากรไม่สามารมาได้? — มีวิทยากรสำรอง หรือ Video Tape ที่เปิดแทนได้
- ถ้าอินเทอร์เน็ตขัดข้อง? — มี Hotspot หรือ Data สำรอง
5. การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ลดความเข้าใจผิด
ทั้งกับทีมจัดงานและผู้เข้าร่วม การมีช่องทางสื่อสารที่ชัดเจน เช่น การสร้างกลุ่มไลน์ทีมงาน, ใช้แอปสำหรับการแจ้งเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์ จะช่วยให้ทุกคนเดินหน้าไปในทิศทางเดียวกันได้ และสามารถรับรู้ปัญหาต่างๆ ได้ในเวลาเดียวกัน และการสื่อสารที่ดี จะช่วยลดความเข้าใจผิด และช่วยให้ทุกคนทำงานเป็นทีมได้ดียิ่งขึ้น
สิ่งที่แนะนำ:
- ใช้แอปสื่อสาร เช่น LINE, Slack, Google Chat, Microsoft Team, Discord แยกกลุ่มงานให้ชัด
- ประชุมเช็กความเข้าใจก่อนวันงาน
- ใช้ QR Code หรือ SMS แจ้งเตือนผู้ร่วมงานในวันจริง
/ สรุป /
การจัดอีเว้นท์ที่ดี ต้องมีทั้ง ‘ระบบที่ดี’ และ ‘ทีมที่มีคุณภาพ‘
การจัดอีเว้นท์ให้ราบรื่น ไม่ใช่แค่เรื่องของความคิดสร้างสรรค์เท่านั้น แต่ยังต้องมี เครื่องมือที่ดี ทีมงานที่มีคุณภาพ และการวางแผนที่รอบคอบ และอย่าลืมเลือก Zipevent ตัวช่วยอีเว้นท์ ที่เหมาะสมกับขนาดและประเภทของงาน เพื่อให้คุณสามารถ ‘สนุกกับงาน’ ได้โดยไม่ต้องวิ่งแก้ปัญหาตลอดเวลา อย่าลืมเลือกตัวช่วยที่เหมาะสมกับขนาดและประเภทของงาน เพื่อให้คุณสามารถ “สนุกกับงาน” ได้โดยไม่ต้องวิ่งแก้ปัญหาตลอดเวลา
ไม่ว่าคุณจะเป็น เจ้าของธุรกิจ ผู้จัดการแบรนด์ หรือฝ่ายไหน ที่กำลังวางแผนจัดงานครั้งต่อไป อย่าลืมเช็กให้ครบว่าคุณมีตัวช่วยเหล่านี้แล้วหรือยัง?
⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ ☆ ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯
✦ 6 บริการด้านอีเว้นท์ครบวงจร ตอบโจทย์ผู้จัดงาน ✦
เราเข้าใจทุกเรื่องของ อีเว้นท์ ให้เราช่วยคุณ !
สนใจบริการด้านอีเว้นท์ครบวงจร ติดต่อเรา!
E-mail: sales@zipeventapp.com / Call: 020385150 / Inbox FB
Website: https://www.zipeventapp.com/home/organizer
Follow us for more interesting content!
ฝากถึงพี่น้อง แฟนๆ ที่เคารพรักทุกท่าน ฝากติดตามข่าวสารงานอีเว้นท์กับ Zipevent ในช่องทางโซเชียลมีเดียต่างๆ ตามนี้เลย จิ้มๆ
- Line: @Zipevent (อย่าลืมเติม @ ข้างหน้าด้วยนะคะ) หรือจิ้มไปที่ลิงก์นี้ได้เลย @Zipevent
- Website: www.zipeventapp.com
- Instagram: @Zipevent
- Facebook: @Zipevent
- Twitter: @Zipevent
- Tiktok: @Zipeventapp
- LINE TODAY: Zipevent
- YouTube: Zipevent
- Blockdit: @Zipevent
