หากให้พูดถึงสถานการณ์ทั่วไปของงานอีเว้นท์ในตอนนี้ก็เหมือนดั่งที่ทุกๆ ท่านรับรู้กันดีว่าเริ่มฟื้นตัว และมีงานอีเว้นท์ต่างๆ ที่ทยอยหลั่งไหลออกมาจัดงานกันบ้างแล้วในรูปแบบของงานออฟไลน์ ที่ไม่ว่าจะเป็นงานจัดแสดงสินค้า งานศิลปะ หรือมหกรรมต่างๆ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นยังคงต้องอยู่บนพื้นฐานกฎของการ จัดงานอีเว้นท์ รูปแบบใหม่ด้วย
ซึ่งอย่างไรก็ตามในการจัดงานอีเว้นท์แบบออฟไลน์นั้นก็ถือว่าเป็นความเสี่ยงเล็กๆ ที่จะก่อให้เกิดอันตรายได้อยู่แล้วไม่ว่ากรณีใดๆ…วันนี้ซิปอีเว้นท์จึงจะมาเป็นตัวแทนในการอุดรอยรั่วเหล่านั้นของผู้จัดงานและออแกไนซ์ให้ได้รับรู้ และเตรียมตัวเกี่ยวกับการจัดงานอีเว้นท์ในยุคสมัยใหม่แบบนี้กันกับ 5 ขั้นตอนพื้นฐานในการจัดงานอีเว้นท์ยุคใหม่
วางแผนงบประมาณ
ก่อนจัดงานอีเว้นท์นั้นแน่นอนว่าการเตรียมงบประมาณไว้อย่างถี่ถ้วนถือว่าเป็นเรื่องที่สำคัญเป็นอย่างมาก เพราะจะเป็นการย้ำเตือนผู้จัดให้แน่ใจว่าจะไม่ใช้จ่ายเงินเกินงบประมาณในส่วนนี้ซึ่งในที่นี้อาจจะต้องมีการแบ่งสรรปันส่วนงบประมาณเอาไว้เป็นส่วนๆ แยกไว้อย่างชัดเจนว่าจะเอาไปลงกับส่วนไหนเป็นหลักแหล่ง ที่ไม่ว่าจะเป็นเงินสำหรับสถานที่ หรือเงินสำหรับการประชาสัมพันธ์ เป็นต้น เพื่อป้องกันการใช้งบประมาณที่บานปลาย
ศึกษาดูสถานที่
เรื่องของงบประมาณจบไป ตามมาดูกันต่อในเรื่องของสถานที่ในการจัดงานอีเว้นท์แบบออฟไลน์กัน ที่มากกว่าต้องศึกษาหาสถานที่ข้อมูลให้สอดคล้องกับจำนวนผู้เข้าร่วมงานแล้วนั้น ผู้จัดเองก็ต้องไม่ลืมที่จะลงพื้นที่เพื่อสำรวจสถานที่ในการจัดงานอีเว้นท์ด้วยว่าเหมาะสมมั้ย สำหรับการจัดอีเว้นท์ในยุคนี้นั้นต้องมีการเว้นระยะห่างด้วย และอย่าลืมที่จะต้องคำนึงถึงเรื่องของความสะดวก ความปลอดภัย รวมไปถึงอ่านสัญญาการเช่าอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนการเซ็นสัญญานะ
ลิสต์รายชื่อ
ในการจัดงานอีเว้นท์ในแต่ละครั้งนั้น ถือได้ว่าเป็นการได้รู้จักบุคคลผู้ทรงคุณวุฒิที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณอีกมากมายหลายคน ซึ่งนั่นเป็นเรื่องที่ดีในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ เพราะฉะนั้นอย่าลืมลิสต์รายชื่อต่างๆ ลงบนแพลนเนอร์ของคุณ หากคุณต้องการเรียกสื่อมวลชนมางานของคุณเพื่อเป็นการประชาสัมพันธ์ ควรเตรียมหนังสือเชิญสื่อมวลชนต่างๆไว้ให้เรียบร้อยเพื่อง่ายต่อการส่งต่อ
วิธีการประชาสัมพันธ์
หลังจากที่ได้มีการกำหนดในด้านของงบประมาณ สถานที่ รวมไปถึงลิสต์รายชื่อแล้วนั้น อีกหนึ่งเรื่องที่สำคัญของผู้จัดคือต้องมีวิธีในการประชาสัมพันธ์งานอีเว้นท์ด้วยเพื่อกระจายข่าวดังนั้นการใช้สื่อมวลชนเป็นเครื่องมือประชาสัมพันธ์หลักอาจไม่เพียงพอ เพราะฉะนั้นอย่าลืมประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับงานคุณเพิ่มเติมโดยการใช้ช่องทางโซเชียลมีเดียแพล็ตฟอร์มต่างๆ รวมไปถึงการสร้างกิจกรรมต่างๆ ทั้งก่อนวันงานและในวันงานเพื่อเพิ่มลูกเล่นให้งานอีเว้นท์นั้นให้น่าสนใจขึ้น
เพิ่มมาตรฐานความเข้มงวด
เรื่องความสะอาด
และข้อสุดท้ายนี้ถือว่าสำคัญที่สุดในการจัดอีเว้นท์ในยุคนี้เลยก็ว่าได้ นั่นก็คือการเพิ่มมาตรฐานความเข้มงวดในเรื่องความสะอาด การเว้นระยะห่างในงานอีเว้นท์ให้มากขึ้น ทั้งในฐานะของผู้จัด และผู้ที่เข้าร่วมภายในงาน และการใส่แมสก์ตลอดระยะเวลาในการร่วมงาน เพื่อป้องกันการระบาดของโรคที่เรากำลังเผชิญหน้าอยู่ในขณะนี้
จากที่กล่าวไปทั้งหมด 5 ข้อใน 5 ขั้นตอนพื้นฐานการจัดงานอีเว้นท์ยุคใหม่ที่ผู้จัดจะต้องเตรียมนั้น จะเล็งเห็นได้ว่านี่เป็นเพียงรายละเอียดเบื้องต้นของการจัดงานเท่านั้นเพื่อต่อยอดให้งานอีเว้นท์ของคุณราบรื่น สำหรับเคล็ดลับเกี่ยวกับงานอีเว้นท์อื่นๆ สามารถรอติดตามได้ที่บทความหน้าได้เลย!
ฝากติดตามข่าวสารงานอีเว้นท์กับ Zipevent ในช่องทางโซเชียลมีเดียต่างๆ ตามนี้เลย
- Line: @Zipevent (อย่าลืมเติม @ ข้างหน้าด้วยนะคะ) หรือจิ้มไปที่ลิงก์นี้ได้เลย @Zipevent
- Instagram: @Zipevent
- Website: www.zipeventapp.com
- Twitter: @Zipevent
- Facebook: @Zipevent
