ก่อนที่จะเกิดงานอีเว้นท์ขึ้นมาได้ การเตรียมความพร้อมถือว่าเป็นเรื่องที่สำคัญมากๆ บางงานอีเว้นท์ก็มีการวางแผนกันมาหลายเดือน หรือบางงานแทบจะเป็นปีเลยด้วยซ้ำ เพื่อป้องกันความผิดพลาดหรือปัญหาต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นหน้างานได้ ซึ่ง ปัญหาหน้างาน ที่เราพูดถึงก็สามารถเป็นได้ทั้งเรื่องเล็กๆ ไปจนถึงเรื่องใหญ่ๆ เลยนะ 

แต่ถึงแม้ว่าจะเตรียมความพร้อมมาดีแค่ไหน ปัญหาหน้างานที่ผู้จัดทุกคนไม่อยากให้เกิดขึ้นก็มีสิทธิ์ที่จะเกิดขึ้นได้เสมอ (เศร้าแป๊ป) เพราะงั้นแล้ว Zipevent ก็อยากจะถือโอกาสนี้ รวบรวมปัญหาหน้างานที่เหล่าผู้จัดอีเว้นท์ควรระวัง เพื่อที่จะรับมือได้ทัน ถ้าหากว่าปัญหาเหล่านี้ได้เกิดขึ้นหน้างานจริงๆ จะได้แก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้าได้อย่างถูกต้อง 

1. ปัญหา สัญญาณ Wifi / Internet

ในยุคนี้ที่ทุกอย่างขับเคลื่อนด้วยสัญญาณอินเทอร์เน็ต หรือสัญญาณ Wifi ถ้าสถานที่จัดงานอีเว้นท์ที่เราเลือกใช้เกิดเหตุการณ์ขัดข้องทางสัญญาณไวฟายขึ้นมาล่ะก็ ระบบต่างๆ น่าจะรวนไปตามๆ กัน เพราะฉะนั้นเช็กให้รอบคอบว่าถ้าเกิดสัญญาณไวฟายขัดข้อง เราจะมีแผนสำรองคอยซัพพอร์ตหรือไม่ อย่างเช่นการเตรียม Pocket Wifi ไว้ในกรณีที่อินเทอร์เน็ตมีปัญหาก็เป็นอีกตัวเลือกหนึ่งที่ดีนะ

2. ปัญหา การสื่อสาร

สำหรับออกาไนเซอร์ท่านใดที่มีการติดต่อกับ Outsource ในด้านต่างๆ แน่นอนอยู่แล้วว่าจะต้องมีการประชุมและบรีฟกันก่อนที่งานจะเริ่ม แต่สิ่งที่ต้องระวังคือความเข้าใจที่ทุกคนควรจะต้องได้รับสารที่เหมือนกัน พยายามตรวจสอบให้ดีว่าสิ่งที่เราต้องการสามารถสื่อไปถึง Outsource เหล่านั้นได้อย่างถูกต้อง จะได้ไม่มีอะไรผิดพลาดเมื่องานเริ่มขึ้นแล้ว

3. ปัญหา ข้อมูล / Data 

บางงานอีเว้นท์ที่มีการขายบัตรหรือลงทะเบียนก่อนเข้างาน การเก็บข้อมูลและประวัติการลงทะเบียนของผู้เข้างานถือว่าสำคัญมากก่อนที่งานจะเริ่ม เพราะถ้าเกิดเหตุขัดข้องมีคนลืมนำบัตรเข้างานมา เราจะได้ตรวจสอบได้ ยิ่งการเก็บข้อมูลในยุคดิจิตัลก็ยิ่งง่ายและสะดวกมากขึ้น ผู้จัดสามารถใช้บริการขายบัตรและลงทะเบียนออนไลน์ผ่านช่องทางต่างๆ ได้มากมาย Zipevent ก็สามารถให้บริการทางด้านนี้ได้เช่นกัน 

4. ปัญหา สตาฟ / เจ้าหน้าที่ 

อีกหนึ่งปัจจัยที่ควบคุมได้ยากก็คือ คน นี่แหละ แต่ละคนก็มีนิสัยไม่เหมือนกันใช่มั้ยล่ะ.. บางคนอาจจะผ่านการทำงานสตาฟหรือเจ้าหน้าที่ประจำบูธมาเยอะ แต่บางคนก็อาจจะยังไม่มีประสบการณ์มากนัก เหล่าออกาไนเซอร์ควรจะต้องบรีฟงานพวกเขาให้รอบคอบเสียก่อน ทั้งหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ และรวมไปถึงข้อมูลรายละเอียดอื่นๆ ภายในงาน เมื่อผู้เข้าร่วมงานเดินเข้ามาถาม สตาฟเหล่านี้จะได้ตอบทุกคำถามได้อย่างไม่ติดขัด

5. ปัญหา สถานที่

เชื่อว่าสถานที่จัดงานก็มีโอกาสที่จะทำให้เราเกิดปัญหาหน้างานได้เช่นกัน เราอาจจะมีการวางแผนมาอย่างดีแล้วว่าจุดไหน ตำแหน่งไหน จะเป็นอย่างไร แต่ ณ วันงาน อะไรก็สามารถเกิดขึ้นได้ สิ่งที่เราวางแผนไว้อาจจะไม่ได้เป็นไปตามที่คิด! พื้นที่ตรงนั้นอาจมีงานอื่นจัดชนกัน หรือขนาดพื้นที่อาจจะเล็ก หรือมองหายาก การจัดการปัญหาตรงนั้นก็ขึ้นอยู่กับไหวพริบของแต่ละคน เพราะฉะนั้นมีแผนสำรองไว้ก็ไม่เสียหาย

ไม่ว่าจะผ่านการจัดงานอีเว้นท์มามากมายนับไม่ถ้วน ประสบความสำเร็จบ้าง เฟลบ้างปะปนกันไป แต่เราเชื่อว่าทุกๆ ครั้งผู้จัดงานอีเว้นท์ก็จะได้เรียนรู้อะไรติดตัวกลับมาเสมอเพื่อที่จะนำกลับมาพัฒนางานต่อๆ ไปให้ดีขึ้น เราหวังว่า ปัญหาหน้างาน ที่เรารวบรวมมาให้ในครั้งนี้ จะเป็นประโยชน์ต่อผู้จัดทุกคนนะ : )

อ่านบทความเกี่ยวกับ Organizer และ Exhibitor อื่นๆ ได้ที่ www.zipeventapp.com/blog


สามารถค้นหางานอีเว้นท์ที่น่าสนใจเพิ่มเติมได้ที่

Line: @Zipevent (อย่าลืมเติม @ ข้างหน้าด้วยนะคะ) หรือจิ้มไปที่ลิงก์นี้ได้เลย https://line.me/R/ti/p/%40khj7199c

Instagram: www.instagram.com/zipevent

Website: www.zipeventapp.com

Twitter: www.twitter.com/zipeventapp

Facebook: www.facebook.com/zipevent

Comments

comments

Author

You only live once